Existen en el mercado diferentes tipos de sistemas de
cómputo, sistemas contables, sistemas administrativos, sistemas de gestión,
sistemas integrales, voy a referirme a uno que se está poniendo de moda, aunque
en realidad tenga aproximadamente 20 años en el mercado, sistemas “ERP”. Un
sistema ERP por sus siglas en inglés “Entrerprise Resources Planning” entendido
como “Planeación de Recursos Empresariales”, es un sistema que integra la
operación de una organización en un solo sistema, buscando mantener integridad
en la información; a grandes rasgos, un ERP tiene módulos de Abastecimiento,
Inventarios, Ingeniería, Producción, Ventas, Distribución, Cuentas por Cobrar,
Cuentas por Pagar, Tesorería, Impuestos, Activo Fijo, Nómina y Contabilidad,
entre otros módulos con diferentes nombres, o submódulos con mayor detalle,
pero en realidad con las mismas funciones genéricas mencionadas anteriormente.
Para gobierno, con características similares sumando un control presupuestal
que interviene en varios de los módulos mencionados, se le conoce como GRP
“Goverment Resources Planning” entendido como “Planeación de Recursos
Gubernamentales”.
Una gran fortaleza que tienen este tipo de sistemas, es que
se supone generan la contabilidad de manera automática. Cuando el director
general, avisa a la organización que ha decidido, junto con el equipo
directivo, implantar un ERP, y nosotros como contadores, sabedores que
efectivamente es lo mejor para la organización, pero que genera la contabilidad
de manera automática, es como un balde de agua fría y genera un sentimiento
doble, por un lado uno busca lo mejor para su organización, pero uno se
pregunta ¿ y ahora qué voy a hacer? ¿me van a correr? ¿qué pasa con mi equipo
de trabajo que tanto tiempo y esfuerzo me ha costado crear? Y así sucesivamente
una larga lista de cuestionamientos que pasan por nuestra mente.
Antes que todo, debemos asegurarnos que efectivamente el
sistema que la organización va a implantar realmente genere la contabilidad y
que de verdad lo haga de manera automática, durante una presentación se debe
verificar y si el sistema funciona correctamente, se pueden revisar las pólizas
generadas automáticamente, esta prueba en un presentación en vivo no debe pasar
de cinco minutos, si no es posible, no significa que el sistema sea malo, solo
que el trabajo para el equipo de contabilidad va seguir siendo el mismo.
Si la prueba ha sido satisfactoria, ¿debe el equipo contable
ponerse nervioso? La respuesta es no. Realmente se avecina un cambio, si en
toda la organización se va a transformar, ésta transformación incluye por
supuesto a los contadores, el primer gran dilema que se debe vencer, es que la
contabilidad debe ser el resumen de la operación, no significa que es la operación,
si alguien registra incorrectamente un movimiento, el efecto contable se verá
equivocado, se termina el tiempo de que en todas las áreas cometían errores,
pero antes del cierre de mes, en contabilidad quedaba corregido.
Esto significa, que las tareas de los contadores, van a
evolucionar. Los contadores que trabajan en organizaciones que han implantado o
están implantando un ERP, dejarán de ser los amos y señores del registro, la
captura, los ajustes, las salidas tarde, trabajar fines de semana y días
festivos, cierres contables, las pizzas, tortas, y otros alimentos que ayudan
junto con tanto tiempo de estar sentados, a crecer la pancita.
Las nuevas tareas de los contadores, son ahora de
vigilancia, el equipo de consultoría se encargará de vigilar que los procesos y
controles definidos en la organización se cumplan, por supuesto el ERP formará
parte de esto, pero al ser alimentado por humanos, que se cometan errores es
altamente probable; el contador actual, debe ser capaz de entender la forma
como está almacenada la información para poder obtener reportes en el momento
que sea necesarios; también es importante que comprenda a detalle el flujo de
información para que pueda detectar errores o fallas intencionadas en algún
proceso, si el sistema lo permite, antes de que suceda inclusive. El contador
actual cambia su participación en el registro de información, dejando la
captura por el análisis, debe estar preocupado por interpretar la información y
hacer propuestas a la dirección de mejoras o simplemente hacerle ver que existe
un riesgo en algún momento.
El contador moderno que sabe trabajar con ERP’s, debe ser
líder y definir el flujo de la información de todas las áreas, lo que le
permitirá asegurar la calidad y confiabilidad; también deberá tener la habilidad
para proponer mejoras y cambios en los procesos, que mejoren la productividad
de la organización. Debe ser experto en la información, definir métricas que le
permitan a la dirección evaluar la posición de la organización y tomar
decisiones con verdaderamente información confiable y oportuna.
El contador que sabe trabajar en equipo y conoce los beneficios de un ERP, tiene trabajo asegurado en una organización que en poco tiempo se transformará en una de alto desempeño.
Felíz implantación
