Desde hace ya más de tres años una gran cantidad de
empresas y empresarios hemos estado trabajando arduamente en la implantación de
sistemas que nos permitan emitir facturas electrónicas en sus dos modalidades
CFD (Comprobante Fiscal Digital) y CFDI (Comprobante Fiscal Digital por
Internet): Buscando la eficiencia pero sobre todo los beneficios que el SAT nos
mencionó que podríamos obtener, las empresas de servicios y consultoría en
gestión empresarial hemos invertido en el desarrollo y promoción de las mejores
opciones para evitar problemas con nuestros clientes. Pero… ¿Qué ha venido
sucediendo en realidad?
Nuestra observación en muchas empresas con las que
hemos tenido contacto, es que le han estado dando poca importancia a los
documentos electrónicos recibidos de sus proveedores, si bien hemos dedicado
mucho tiempo a la emisión correcta, no es conveniente ser tan confiados. Recordemos
que siendo documentos electrónicos nada asegura que todos los archivos sean
correctos; es importante considerar también la mala fe de algunas empresas que
emiten documentos electrónicos falsos o de plano a la ignorancia, que a estas
alturas aún es común encontrar. Muchos se conforman con tener un archivo tipo PDF
y con eso están deduciendo para efectos fiscales sus gastos y compras, cuando en
realidad el archivo que debemos conservar, es el archivo tipo XML.
Es importante recordar que al recibir el XML se debe
validar, pero esta validación debe ser electrónica. El SAT cuenta con la página
para realizar esta validación, el problema es que se tiene que cargar vía
internet de forma individual cada uno de los comprobantes y esperar el
resultado. La opción para acelerar este proceso, es implantar un sistema que realice
la validación de forma masiva, igual que un sistema de emisión de comprobantes
fiscales.
El validador se asegura que el archivo cumpla con los
requisitos fiscales; si pareciera excesivo el costo de un sistema de este tipo,
pensemos en el valor de algún comprobante fiscal digital de un proveedor, si
éste en algún momento fuera no deducible, apliquemos el 30% al valor del
documento y ese sería el costo a pagar; al tener varios comprobantes en esta
situación sumemos el valor de cada uno y al resultado apliquemos el mismo 30%
para visualizar la dimensión del problema que se podría tener. Desde otro punto
de vista, si el volumen de comprobantes que recibimos es elevado, calculemos el
costo y el tiempo que llevaría una o varias personas subiendo archivos y
validando uno por uno en la página del SAT.
El otro tema a considerar, es que por requisito del
art 30 de Código Fiscal de la Federación, el tiempo que debemos conservar la
contabilidad así como los comprobantes es de 5 años, por lo que es necesario
contar con un sistema de gestión empresarial robusto, así como una
infraestructura informática capaz de soportar el volumen de información y los
procesos adecuados para comprobar de forma fehaciente la deducibilidad de los
gastos y su relación en el registro contable correspondiente.
El consejo es buscar que al tomar la decisión del
sistema para realizar el proceso de facturación electrónica, este tenga la
capacidad de validar de forma masiva los comprobantes, conservar la información
electrónica y mantener la relación del comprobante fiscal digital con el
registro contable correspondiente, que sea fácil de usar pero con la robustez para
cuidar bien la, antes que la autoridad fiscal haga uso de sus atribuciones y se
nos presente un problema serio.
Feliz Implantación
Adrián Domínguez Landero
