¿Cuándo requiere una empresa un Sistema de Gestión Empresarial?
La respuesta es muy sencilla, Las empresas siempre requieren de un Sistema
de Gestión Empresarial, pero son las pequeñas y medianas empresas quienes con
mayor frecuencia buscan una respuesta a este tema.
Una empresa siempre requiere realizar sus operaciones a través de
diferentes procesos. El área de administración, la tesorería, almacén,
manufactura, ventas, distribución, dirección general; todas tienen un proceso
para la operación diaria y ese proceso hoy debe de estar automatizado para
hacer más eficiente a la organización.
Las empresas requieren de una estabilidad financiera para establecer en qué
momento se debe de invertir en servicios, productos, personal, tecnología que
le permitan mejorar la productividad y por ende tener un crecimiento
sustentable y permanente para elevar su competitividad en los mercados en los
cuales desea establecerse.
Invertir en un proyecto para implementar un Sistema de Gestión Empresarial
(un ERP) es algo que requiere de una preparación. No solo para la adquisición
de un sistema que automatiza los procesos, sino realmente para cualquier
producto o servicio, las organizaciones deben de realizar una planeación
previa.
Algunos puntos a tomar en cuenta para adquirir un Sistema de Gestión
empresarial son:
Procesos
Antes de automatizar los procesos se deben de revisar los que actualmente operan
en su empresa y que estos son los adecuados. El Sistema de Gestión Empresarial
que adquiera su organización debe de tener la flexibilidad para que los
procesos, una vez que han sido revisados o actualizados sufran el menor número
de adecuaciones. En resumen, el sistema se debe de adecuar a sus procesos y no
los procesos al sistema. La realidad es que no existe un solo sistema que
funcione así. Por lo que debe de buscar una solución flexible y que respete en
un alto porcentaje los procesos de su negocio al automatizarlos.
Normatividad Fiscal
El Sistema de Gestión Empresarial que su empresa adquiera, debe de cumplir
con todas las normas requeridas por la autoridad fiscal. En este punto no debe
de haber promesas por parte del proveedor. Un buen proveedor realiza los
cambios a sistema desde vislumbrado los cambios por venir por las normas,
reglas y leyes fiscales.
Infraestructura Tecnológica
Como comentábamos al principio, son la PyMEs las que requieren de invertir
en un proyecto de implementación de un Sistema de Gestión Empresarial desde la
nada. Probablemente su organización contaba ya con diferentes sistemas que le
proporcionaban la información de forma aislada o a través de hojas de cálculo,
se disponía de datos que trataban de conformarse como información para que la
dirección de la empresa tuviera una “fotografía” que del estado de la operación
y con eso buscaba tomar las mejores decisiones.
Un Sistema de Gestión Empresarial es un todo, por lo tanto la
infraestructura tecnológica de su organización debe de estar lista para instalar
la base de datos única en donde se almacena la información; las computadoras
conectadas en red para que la información compartida cuente con el medio de
transporte para que los usuarios no recapturen y se presente errores; contar
con un sistema de discos que permita realizar respaldos periódicos; contar con
un sistema de respaldo de energía eléctrica al menos para el servidor de datos.
Seguridad
La información de la empresa es uno de los activos más importantes y por lo
tanto debe de contar con toda la seguridad para mantener su resguardo en todo
momento. Establecer las prioridades y responsabilidad de los empleados y
colaboradores asignándoles las autorizaciones de uso de información de acuerdo
a su puesto en la organización.
Decisión
La decisión al adquirir un Sistema de Gestión Empresarial puede ser un tema
bastante subjetivo; no es una cuestión de costo sino de una serie de factores a
analizar para adquirir la solución
adecuada desde diferentes perspectivas.
La solución por implementar, no es la que tiene las pantallas con los
mejores colores, es la que cumple con los requerimientos que tengo en mi
operación.
El Sistema debe tener un crecimiento modular por lo tanto de inicio no se
requiere de una gran inversión financiera. Pero conforme la empresa vaya
consolidándose y los requerimientos operativos sean mayores, la aplicación
cuente con la funcionalidad que permita se pueda implementar de acuerdo a las
necesidades de la organización.
La empresa consultora no solo es un proveedor, sino que será un socio de
negocios por los próximos años y por lo tanto debe de tener la experiencia
tecnológica y operativa en la solución que se adquiera.
Escribió
Ignacio Gallegos
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